كيف يساهم نظام الزوار في تتبع حركة الموظفين والزوار في المؤسسات الكبرى؟

نظام إدارة الزوار Visitor Flow من شركة وقت البيانات

نظام الزوار Visitor Flow من شركة وقت البيانات هو حل متكامل يساعد المؤسسات في تنظيم وتسهيل عمليات استقبال الزوار داخل المنشأة، مع ضمان أعلى مستويات الأمان والكفاءة، ويعتمد النظام على أحدث التقنيات الذكية لتوفير تجربة سلسة لكل من الزوار والموظفين، مما يسهم في تحسين سير العمل وتوفير الوقت والجهد في إدارة حركة الزوار.

طريقة عمل نظام الزوار Visitor Flow

• التسجيل المسبق للزوار
  قبل وصول الزوار إلى المنشأة، يمكنهم تسجيل معلوماتهم عبر الإنترنت أو من خلال تطبيق مخصص لنظام Visitor Flow يتضمن هذا التسجيل إدخال بيانات أساسية مثل الاسم، سبب الزيارة، موعد الوصول، وتفاصيل الاتصال، وفي بعض الحالات، يمكن للزوار تحميل المستندات المطلوبة مثل بطاقة الهوية أو تصريح الزيارة، مما يساعد في تسريع إجراءات دخولهم.
• الوصول والتحقق من الهوية
  عند وصول الزائر إلى المنشأة، يتم التحقق من هويته باستخدام تقنيات متقدمة مثل التعرف على الوجه أو مسح بطاقة الهوية أو الجواز، ويمكن للزوار أيضًا استخدام أكشاك التسجيل الذاتي حيث يقومون بإدخال تفاصيلهم أو مسح رمز QR المرسل إليهم مسبقًا، ويساهم ذلك في تقليل وقت الانتظار وتحسين الأمان من خلال التأكد من أن الأشخاص المسموح لهم فقط هم الذين يدخلون المنشأة.
• إصدار بطاقة الزائر
  بعد التحقق من الهوية، يقوم النظام بإصدار بطاقة زائر تحتوي على بيانات تعريفية مثل الاسم، وتاريخ ووقت الوصول، وكذلك المناطق التي يُسمح للزائر بالدخول إليها، ويمكن أن تكون البطاقة إلكترونية (مع رمز QR) أو ورقية، وتستخدم للوصول إلى المبنى أو للمناطق المخصصة.
• مراقبة الدخول إلى المناطق المسموح بها
  يدمج نظام Visitor Flow مع أنظمة التحكم في الأبواب والمصاعد لضمان أن الزوار يدخلون فقط إلى المناطق التي يُسمح لهم بالدخول إليها، ويتم تقييد الوصول إلى مناطق حساسة مثل الغرف المغلقة أو الطوابق العليا بناءً على نوع الزائر (موظف، عميل، مورد، إلخ)، وباستخدام البطاقة أو رمز QR، يتم التحقق من الأحقية في الوصول إلى هذه المناطق.
• تتبع حركة الزوار في الوقت الحقيقي
  يتم تتبع حركة الزوار داخل المنشأة في الوقت الفعلي، مما يتيح للمسؤولين متابعة مكان كل زائر، ويساعد هذا في تحسين الأمان حيث يمكن اكتشاف أي تحركات غير مألوفة فور حدوثها، كما يساعد هذا التتبع في تقليل الازدحام وتوجيه الزوار إلى المناطق المحددة لهم بشكل أكثر تنظيمًا.
• إشعارات وتنبيهات فورية
  يتم إرسال إشعارات فورية للموظفين المعنيين عند وصول الزائر أو مغادرته على سبيل المثال، عندما يصل زائر إلى المبنى، يتلقى الموظف المختص إشعارًا على هاتفه أو جهازه المحمول، وفي حالة مغادرة الزائر، يتم تحديث النظام بشكل فوري لضمان معرفة من هو داخل المبنى في أي لحظة.
• مغادرة الزوار
  عند انتهاء الزيارة، يقوم الزائر بتسجيل خروجه عبر النظام، ويساعد ذلك في تحديث بيانات النظام والتأكد من مغادرة الزوار في الوقت المحدد، وهذا يساهم في مراقبة وحساب أوقات الوجود داخل المنشأة والتأكد من خروج جميع الزوار.
• التقارير والتحليلات
  بعد كل زيارة، يقوم النظام بإعداد تقارير مفصلة حول حركة الزوار، مثل أوقات الوصول والمغادرة، وعدد الزوار في الفترات المختلفة، وأي معلومات أخرى مرتبطة بالزيارة، ويمكن استخدام هذه البيانات لتحليل الأنماط وتحسين عمليات الاستقبال وتدفق الزوار في المستقبل.
• التكامل مع الأنظمة الأخرى
  نظام Visitor Flow يمكن أن يتكامل مع أنظمة أخرى داخل المنشأة، مثل أنظمة الموارد البشرية، الأمن، أو إدارة المواعيد، وهذا التكامل يعزز الكفاءة ويسمح بتبادل البيانات بين الأنظمة، مما يسهم في تحسين التنظيم والشفافية في كل جوانب إدارة الزوار.

ابدأ الآن في تحسين تجربة زوارك – استفد من نظام الزوار Visitor Flow لجعل استقبال الزوار أسرع وأكثر أمانًا في مؤسستك

لطلب نظام الزوار Visitor Flow من هنا