خطة تطبيق نظام استقبال الزوار دون تعطيل البوابة
الانتقال من دفتر الاستقبال أو نظام قديم إلى Visitor Flow يتم على مراحل، ويبقى العمل عند البوابة مستمرًا طوال الوقت. هذه المراحل ومن يتولى كل خطوة.
عدد المواقع والمداخل، أنواع الزوار (ضيوف، مقاولون، موردون، مقابلات)، ومن يستضيفهم ومن يعتمد زياراتهم.
أنواع الزوار وحقول التسجيل، مناطق الوصول حسب الوقت والبوابة، الصلاحيات، وقوالب الدعوات والرسائل.
تأكيد التوافق مع القارئات والبوابات الموجودة، ثم اختبار المسح والفتح والإغلاق على بوابة واحدة.
موظف يدعو زائرًا، تصل الموافقة، يُمسح الرمز عند البوابة، ويُسجَّل الخروج — ينفذها فريقك بنفسه.
الاستقبال والأمن على التسجيل والتحقق والإجراء البديل، والمضيفون على إرسال الدعوات، ومدير النظام على الصلاحيات والتقارير.
البدء ببوابة أو موقع واحد، ويبقى الإجراء الحالي متاحًا كبديل في الأيام الأولى، ثم التوسع لبقية المواقع.
مسؤوليات الطرفين
| البند | المنشأة | Visitor Flow |
|---|---|---|
| القرارات | تسمية مسؤول المشروع، اعتماد أنواع الزوار والصلاحيات وسياسة الأمن | اقتراح الإعداد وتوضيح أثر كل خيار |
| الأجهزة | توفير القارئات والشاشات والبوابات أو اعتماد شرائها | تحديد المتطلبات والتحقق من التوافق والربط |
| البيانات | قوائم الموظفين المضيفين والمواقع والمداخل | إدخالها وتهيئة الإشعارات |
| القبول | تنفيذ تجربة القبول واعتمادها | معالجة الملاحظات قبل التشغيل |
| بعد التشغيل | الإبلاغ عن الملاحظات | الدعم الفني والتحديثات |
ما يشمله عرض السعر · مواصفات الربط مع القارئ والبوابة · احجز عرضًا عمليًا